1. 서설

근로자가 채용되어 입사한 경우 회사에서 받아두어야 할 서류가 근로기준법에 의한 필수 서류와 회사의 필요에 의한 선택적으로 받아두어야 할 제반서류들이 무엇이 있는가에 대하여 살펴보도록 하겠습니다. 이하에서는 가족관계 증명서, 졸업증명서, 성적증명서 등 일반적인 서류는 제외하였습니다.

2. 근로자 입사 시 법적으로 받아두어야 할 서류

1) 근로계약서 : 전체 남녀 근로자

□ 법적근거 : 근로기준법 제`17조(근로조건의 명시)

① 사용자는 근로계약을 체결할 때에 근로자에게 다음 각 호의 사항을 명시하여야 한다. 근로계약 체결 후 다음 각 호의 사항을 변경하는 경우에도 또한 같다.

1. 임금
2. 소정근로시간
3. 제55조에 따른 휴일
4. 제60조에 따른 연차 유급휴가
5. 그 밖에 대통령령으로 정하는 근로조건

□ 위반 시 처벌내용 : 근로기준법 제114조(벌칙)

⇒ 500만원 이하의 벌금

2) 연장근로 합의서 : 전체 남녀 근로자

□ 법적근거 : 근로기준법 제53조(연장근로의 제한)

① 당사자 간에 합의하면 1주 간에 12시간을 한도로 제50조의
근로시간을 연장할 수 있다.

□ 위반 시 처벌내용 : 근로기준법 제110조(벌칙)

⇒ 2년 이하 징역 또는 1천만원 이하의 벌금

3) 야간 및 휴일근로 동의서 : 18세 이상 여성근로자 限

□ 법적근거 : 근로기준법 제70조(야간근로와 휴일근로의 제한)

① 사용자는 18세 이상의 여성을 오후 10시부터 오전 6시까지의
시간 및 휴일에 근로시키려면 그 근로자의 동의를 받아야 한다.

□ 위반 시 처벌내용 : 근로기준법 제110조(벌칙)

⇒ 2년 이하 징역 또는 1천만원 이하의 벌금

4) 개인정보 제공 및 이용 동의서 : 전체 남녀 근로자

□ 법적근거 : 개인정보 보호법 제15~18조 및 제23~24조
▶ 개인정보 보호법 제15조(개인정보 수집 및 이용)
⇒ 위반시 처벌내용 : 3천만원 ~ 5천만원 이하 과태료 부과.

▶ 개인정보 보호법 제16조(개인정보 수집 제한)
⇒ 위반시 처벌내용 : 5천만원 이하 과태료 부과.

▶ 개인정보 보호법 제17조(개인정보의 제공)
⇒ 위반시 처벌내용 : 5년 이하 징역 또는 5천만원 이하 벌금 부과.

▶ 개인정보 보호법 제18조(개인정보 이용제공 제한)
⇒ 위반시 처벌내용 : 5년 이하 징역 또는 5천만원 이하 벌금 부과.

▶ 개인정보 보호법 제23조(민감정보의 처리제한)
⇒ 위반시 처벌내용 : 5년 이하 징역 또는 5천만원 이하 벌금 부과.

▶ 개인정보 보호법 제24조(고유식별 정보의 처리 제한)
⇒ 위반시 처벌내용 : 5년 이하 징역 또는 5천만원 이하 벌금 부과.

3. 근로자가 입사 시 회사사정에 의거 선택적으로 받아 두어야 할 서류

1) 복무 서약서 : 전체 남녀 근로자

□ 내용 및 효력

회사 생활시 근로자로서 지켜야할 회사의 복무규칙 및 준수사항에 대하여 입사 시 근로자로부터 받아둔다. 상징적인 의미로 받아 두기는 하나 해당 근로자가 향후 복무서약서를 위반하였다고 하여 해고 및 징계는 별도로 진행되어야 합니다.

즉, 해고 및 징계는 관련 사유가 발생 했을 때 복무 서약서와는 별개로 취업규칙 또는 단체협약서 상 해고 및 징계 사유에 해당되어야 정당성을 확보할 수 있기 때문입니다.

2) 영업비밀유지 및 전직금지 서약서 : 전체 남녀 근로자

□ 내용 및 효력

첨단기술이나 특허를 가지고 있는 제조기술 혹은 도면 등 업무상의 비밀을 취급하는 회사의 영업비밀 침해행위를 방지하기 위하여 회사에서는 영업상 이익이 침해되거나 침해될 우려가 있는 경우 그 행위의 금지 또는 예방을 위해 근로자가 입사 시 영업비밀 유지 및 전직 금지 서약서를 작성하여 받아 두고 있는데 향후 관련 사안 발생 시 법적 소송절차를 진행하기 위해서는 필요하다고 할 수 있습니다.

□ 판례 상 영업 비밀의 정도에 대한 판단

① 당해정보가 공연히 알려지지 않았어야 하고(비공지성),
② 당해정보가 생산방법, 판매방법 기타 영업활동에 유용한 기술상 또는 영업상의 정보로서 독립된 경제적 가치를 지닌 것이어야 하며(경제적 유용성),
③ 영업비밀의 보유자가 당해 정보를 상당한 노력에 의하여 비밀로서 관리(비밀 관리성)하였어야 할 것입니다.

여기서 “비밀 관리성”이란 영업비밀이 저장되어 있는 매체에 대한 물리적인 접근의 통제(보안시스템, 비밀번호의 설정 등), 영업비밀 담당자에 대한 비밀유지의무부과(대법원 1999.3.12.선고, 98도4704판결)등을 의미합니다.

최근 판례(서울고법2012나1391, 2012.09.19.)에서는 ‘경제적 유용성’보다는 상대적으로 ‘비밀관리성’에 초점을 맞추어, 회사의 영업관리노력·재직중 또는 최사시 작성한 문서상 ‘해당정보를 영업비밀로 명시하고 누설하거나 사용하지 않겠다고 약정한 사실’에서 영업기밀에 해당한다고 판시하여, 과거보다 영업기밀의 범위를 확대하여 판단하고 있습니다.

□ 회사의 조치 및 준비사항

따라서 단순히 영업비밀을 가지고 있다고 판단하여 근로자를 대상으로 소송을 하여 승소할 수 있는 것이 아닌 비공지성, 경제적 유용성, 비밀 관리성 등을 판단하여 결정하는 만큼 회사에서는
① 채용 시 및 퇴사 시「영업기밀유지 및 전직금지서약서」를 근로자로부터 받아야 하며,
② 재직 중 영업비밀정보에 대한 접근제한 및 관리를 보다 철저히 할 수 있도록 비밀번호 설정, 보안시스템 등을 구비하시기 바라며,
③ 영업비밀담당자에 대한 비밀유지의무를 부과하여 기업의 핵심가치로서의 영업비밀을 보호하는 것이 필요합니다.

4. 결어

살펴본 바와 같이 입사 시 근로자로부터 단순히 근로계약을 체결한 근로계약서만을 받아 두어야 할 것이 아니라 법적 규정을 몰라서 간과하고 있는‘연장근로 합의서’,‘야간 및 휴일근로 동의서’,‘개인정보 제공 및 이용 동의서’는 필히 받아두어야 위반 시 벌칙을 받지 않을 것이며, 이외에도‘영업비밀유지 및 전직금지 서약서’는 선택사항이나 회사의 업무특성상 필요하다면 받아 두어 향후 발생될 법적 분쟁에서 입증자료로 활용하는 것이 타당하다고 사료됩니다.

2013. 9. 16
노무법인 두레
공인노무사 박규희