복수노조 시대, 정보보고?관리는 노사관리의 기본이자 생명이다.

Ⅰ. 정보보고 ? 관리의 의의

노사관리의 한 직무로서 정보보고 ? 관리란 대내외의 노동환경 변화와 대외 노동단체들의 동향과 대내적으로는 사원들 더나가서는 동호회, 비공식조직들의 정보들을 얼마만큼 정확하고 신속하게 수집하여 이를 가공한 후 보고하는지가 중요한 업무라고 할 수 있겠다. 모든 노사관리 업무의 출발점은 정보보고로부터 시작된다고 보아도 과언이 아니다. 특히, 정보 내용이 회사의 경영위기를 불러올 정도의 중대한 사안인 경우 이를 얼마만큼 신속하게 보고하는지가 회사의 대외 이미지와 운명을 결정할 수 있기 때문이다.

또한, 현대 사회에서는 인터넷 매체의 끊임없는 개발과 진화로 인해 굳이 메모보고라기 보다는 시공간을 초월한 스마트폰 등을 이용한 현장에서 즉시 메시지 작성과 동영상 촬영보고 등의 “즉시즉보(卽視卽報)”의 체계가 잘 갖추어져 있어 상시적으로 주변에서 벌어지고 있는 각종 상황에 대해 관심과 이를 수집 보고할 수 있는 만반의 태세를 갖추고 있어야 한다.

Ⅱ. 정보보고?관리

1. 정보보고?관리의 중요성

2011년 7월부터 복수노조가 시행됨에 따라 사내적으로는 현장 정보파악 및 사원들의 특이동향에 대한 정보관리가 더욱 더 중요해졌으며 사외적으로는 미조직 사업장에 조직화 움직임과 기존 노조가 있는 사업장에는 제2노조의 조직화 움직임과 관련하여 사내외의 각종 노사관련 동향과 정보를 얼마만큼 정확하고 신속하게 파악 및 보고하는가에 따라 기업에서는 사전적인 대응책 마련과 이에 대한 공격적인 노사관리를 수행할 수 있다는 점에서 중요하다고 할 수 있다.

2. 정보수집 대상

노사정보 수집의 대상은 회사에 위해(危害)를 입힐 우려가 예상되는 제반 요소와 회사의 각종 정책결정에 활용될 수 있는 정치? 경제?사회? 문화 등 관련 자료로써 다음과 같은 것들이 해당된다.

① 노사분규 원인 및 노사협조 저해요인

② 회사의 경영정책이나 비전에 대한 반응

③ 회사의 주요 제도 시행과정상 문제점 또는 개선?요구사항

④ 사원의 결속력을 저해하는 요구사항

⑤ 회사 내 외부불순 세력들이 침투하려는 동향

⑥ 제반 사규 및 제도개선이 요구되는 상황

⑦ 현장 사원들의 여론 및 불만사항

⑧ 대내외 각종 사건사고 발생사항

⑨ 온라인상 회사와 관련되어 게시된 사항

⑩ 대내외 공식조직 및 비공식조직의 활동사항

3. 수집한 정보의 관리방법

① 정보보고서를 작성하기위하여 수집한 신문기사, 인터넷 자료, 동영상 자료 등에 대하

여 각각 내용을 알 수 있도록 컬러 Post-It으로 간략한 제목이나 내용을 표시하여

나중에 자료를 쉽게 찾아 볼 수 있도록 정리한다.

② 수집된 자료 중 곧 바로 활용 가능한 자료, 불필요한 자료, 나중에 필요할 것 같은

자료로 구분한다.

③ 구분된 자료를 분류한다. 정보를 수집할 때 처음부터 지나치게 세세히 분류하면 산만

해질 수 있으므로 처음에는 大항목부터 정리하는 것이 바람직하며, 어느 정도 정보를

수집한 후 정보가 늘어나게 되면 中항목? 小항목 순서로 분류해 나간다.

④ 분류된 자료는 연관된 주제별 ?일자별?대상별로 바인더 또는 컴퓨터에 폴더를 만들

어 저장하여 나중에 관련 자료를 찾고자 할 경우, 쉽게 찾을 수 있도록 하며, 年단위

로 보관하거나 저장하여 일목요연하고 체계적으로 관리한다.

4. 정보보고 원칙과 요령

① 정보보고의 원칙

정보는 그 자체가 목적이 아니라 수단에 불과하므로 신속하게 보고되지 않은 정보는 정보로써의 가치가 발휘될 수 없다. 특히, 촉각을 다투는 상황이 발생 했을 때는 더욱 그러하다. 보고의 형태는 구두보고?문서보고 등의 형태를 갖추게 되는데 어떠한 형태의 보고이든 첫째, 정보 가치가 시간이 지나감에 따라 떨어지기 전에 즉시 보고가 이루어져야 한다. 둘째, 발생된 상황 및 사안에 대하여 최대한 정확한 사실에 입각한 보고가 되어야 한다. 셋째, 최대한 신속하게 보고되어야 한다.

② 정보보고 요령

첫째, 구두보고

보고는 우선 알기 쉽고, 간단하고 명료해야 하며 경중(輕重)과 완급(緩急)을 고려하여야 한다. 구두보고는 대면보고와 전화보고로 나눌 수 있으나 모두 결론부터 제시하고 이어서 보충설명을 한다. 보고를 할 때는 불필요한 주변이야기로 시간을 낭비하는 일이 없어야 하며 보고하기 전 간단한 메모를 통하여 요점이 확실하게 전달될 수 있도록 한다.

둘째, 서면보고

서면보고는 제목(주제)에 초점을 맞추어 보고내용을 최대한 압축시켜 보고하도록 한다.

셋째, 상황보고

전체사항을 종합적으로 평가한 것이 아니라 어떤 상황의 현 상태에 관한 일시적인 것으

로 그 때 그 때의 현실에 관한 정보를 보고하는 것이다. 즉 특별한 사안에 대한 일시적인 동향이나 진행과정을 신속하게 보고하는 것이 주목적이므로 보고서 작성상의 일정한 형식이 배제되고 6하 원칙에 따라 간단하게 보고 한다. 상황의 변화에 따라 제1보고, 제2보고 등으로 연속 보고함으로써 상사의 판단에 도움을 주도록 한다.

Ⅲ. 정보 보고서 의미와 종류

1. 보고서의 의미

보고서 작성자와 보고 대상자간 문서형태의 커뮤니케이션의 수단으로써 발생된 현상에 대한 정확한 파악? 분석?의견개진 등 일련의 사고흐름을 체계화하여 보고 대상자에게 전달함으로써 의사결정자가 올바른 경영판단을 하여 조직의 목표 및 목적을 달성하도록 지원하는 행위를 말한다. 따라서 보고서는 지시자(보고 받는 자)와 보고자는 역지사지(易地思之)의 노력이 필요합니다. 역지사지(易地思之)는 서로의 상황과 입장을 이해해주어야 한다는 뜻이다. 상대가 보고하는 내용이나 지시되는 과제에 대해서 잘 모를 경우에는 어떻게 해서 결론에 도달했는지, 어떻게 해서 지시가 내려졌는지 흐름을 설명해 줄 필요가 있다. 또 상대가 보고 전에 또는 작성 전에 이미 그 과제에 대해서 잘 알고 있을 경우에 결론을 중심으로 자신이 생각하고 있는 이유(Why), 대책(How) 그리고 아이디어를 전달하려는 역지사지 정신과 상사와 부하라는 수직관계가 아닌 리더와 파트너의 협업하는 수평관계가 필요하다. 상대의 입장을 이해하지 못하면 감정만 앞서게 된다. 격한 감정은 약자가 가장 많이 사용하는 힘없는 무기라는 것 명심해야 한다.

2. 보고서의 종류

① 일일 보고서

일단위로 사업장내 각 부서별로 발생된 주요 이슈사항 및 이벤트? 특별사항에 대하여 부서내의 사람들로부터 현장의 소리를 들어 이를 퇴근 전까지 정보를 수집하여 보고서를 작성한 후 다음날 아침출근과 동시에 사업장내 각 사업부 또는 부서별로 일일 동향보고 또는 일일 정보보고라는 타이틀로 1~2장 내외로 정리하여 보고한다. 만약에 특이한 사항이나 중요한 상황이 발생된 경우에는 바로 신속한 보고를 하여야 한다.

② 주간 보고서

한 주간에 일어난 사업장내 주요 이슈사항들에 대하여 정리를 하면서 진행경과 및 결과를 점검하는 보고서를 작성한다.

③ 월간 보고서

월간 업무보고 및 회의 자료용으로 주로 작성되는 보고서로써 월단위의 노사관련 주요 사건 사고 및 사업장별 주요 이슈사항?동향 등에 대하여 중요한 내용위주로 1~2매 내외로 작성한다. 보고서 중에 가장 많이 작성되고 보고되어지는 것은 일일 동향보고서로써 자칫 사업장내의 중요한 상황에 대하여 일일 보고서상에 보고가 되지 않을 경우, 일일 동향 보고서 자료는 형식적인 보고서밖에 되지 않으므로, 얼마만큼 핵심적이고 관심이 있는 내용으로 보고서를 작성하는 지가 관건이다. 또한, 노사 담당자들의 경우 항시 퇴근 전에 무언가 영양가 있는 또는 살아있는 동향 및 정보를 찾으려고 항상 고민 아닌 고민을 하는 것이 현실이나, 현재 스마트폰 등이 상용화되어 쉽게 정보가 공개되어 외부에 공개되지 않은 현장의 살아있는 정보를 찾기가 더욱 더 어려워지고 있다. 그래서 최근에는 일일 동향보고는 특별한 상황이 발생했을 때만 보고서를 작성하여 보고토록하고, 주간단위 보고서를 작성하여 보고를 하는 추세이다.

Ⅳ. 복수노조시대, 정보보고?관리 체크 포인트

복수노조시대에는 대내외 환경변화가 급속도로 진행되고 있어 주변에서 발생된 상황에 대한 정보를 얼마나 신속하고 정확하게 보고 하느냐에 따라 신속한 대책마련과 실행이 기업 경영에 막대한 영향을 끼친다. 아래의 정보보고?관리와 관련된 시기별?공통적인 체크 포인트에 대하여 점검해보고자 한다.

1. 성공적인 정보보고?관리를 위한 주요 체크 포인트