1. 서설

2014년 8월 7일부터 관계법령 상 근거 없이 불필요한 주민등록번호를 수집하는 행위가 엄격히 제한되며 주민등록번호 수집은 원칙적으로 금지하고 유출 시에는 과징금을 부과하는 등 개인정보보호법이 개정되어 시행됩니다. 이하에서는 개정 시행되는 ‘개인정보보호법’의 주요내용과 특히, 입사 시부터 재직 중 그리고 퇴사 시까지 주요 인사관리서류 상 주민등록번호를 수집하는 것이 법적으로 가능하지 여부에 대하여 살펴보도록 하겠습니다.

2. 개정 ‘개인정보보호법’의 주요내용

1) 개인정보보호법 제24조의 2(주민등록번호 처리의 제한) ‘신설’
① 제24조제1항에도 불구하고 개인정보처리자는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우를 제외하고는 주민등록번호를 처리할 수 없다.
1. 법령에서 구체적으로 주민등록번호의 처리를 요구하거나 허용한 경우
2. 정보주체 또는 제3자의 급박한 생명, 신체, 재산의 이익을 위하여 명백 히 필요하다고 인정되는 경우
3. 제1호 및 제2호에 준하여 주민등록번호 처리가 불가피한 경우로서 안전 행정부령으로 정하는 경우
② 개인정보처리자는 제24조제3항에도 불구하고 주민등록번호가 분실·도난·유출·변조 또는 훼손되지 아니하도록 암호화 조치를 통하여 안전하게 보관하여야 한다. 이 경우 암호화 적용 대상 및 대상별 적용 시기 등에 관하여 필요한 사항은 개인정보의 처리 규모와 유출 시 영향 등을 고려하여 대통령령으로 정한다.
③ 개인정보처리자는 제1항 각 호에 따라 주민등록번호를 처리하는 경우에도 정보주체가 인터넷 홈페이지를 통하여 회원으로 가입하는 단계에서는 주민등록번호를 사용하지 아니하고도 회원으로 가입할 수 있는 방법을 제공하여야 한다.

2) 개인정보보호법 제34조의2(과징금의 부과 등)
① 안전행정부장관은 개인정보처리자가 처리하는 주민등록번호가 분실·도난·유출·변조 또는 훼손된 경우에는 5억원 이하의 과징금을 부과·징수할 수 있다. 다만, 주민등록번호가 분실·도난·유출·변조 또는 훼손되지 아니하도록 개인정보처리자가 제24조제3항에 따른 안전성 확보에 필요한 조치를 다한 경우에는 그러하지 아니하다.

3. 입사시 ‘입사지원서’에 주민번호 수집을 할 수 있는가?

답변) 주민등록번호의 수집은 원칙적으로 금지됩니다.

반드시 필요한 경우가 아니면 주민등록번호 등 고유 식별정보는 수집이 되지 않습니다. 단, 입사지원자의 주민등록번호를 반드시 사용해야 한다면 지원자들로부터 별도의 동의를 받아 수집할 수 있습니다. 또한 수집한 주민등록번호는 안전한 알고리즘으로 암호화하여 보존하여야 합니다.

<참고사항> 수집시 별도 동의가 필요한 개인정보

○ 고유식별정보 : 주민등록번호, 여권번호, 운전면허번호, 외국인등록번호
○ 민감정보 : 사상․신념, 노동조합․정당의 가입․탈퇴, 정치적 견해, 건강, 성생활 등


4. 재직 중 ‘근로계약서, 임금대장’에 주민번호 수집을 할 수 있는가?

1) 근로계약서에 주민등록번호를 수집할 수 있는가?

답변) 근로계약서에는 본인확인을 위해 필요한 최소한의 사항인 주소, 연락처, 성명만 기록하여 불필요한 개인정보(주민등록번호 등)의 처리를 방지해야 할 것입니다. 단, 주민번호에 대하여 근로계약서에 수집이 필요한 경우 본인의 동의를 얻어 기재할 수 있습니다.

2) 임금대장에 주민등록번호를 수집할 수 있는가?

답변) 임금지급 업무와 같이 관련 법령인 근로기준법 제48조(임금대장) 및 동법 시행령 제27조(임금대장의 기재사항)에 근거 규정이 있는 경우에는 근로자의 별도의 동의 없이 수집하고 이용할 수 있습니다.

4. 퇴직 후 근로자의 주민등록번호 보관 및 수집이 가능한 가?

답변) 원칙적으로 퇴직 근로자의 각종 개인정보는 퇴직 후 경력증명 및 근로계약에 관한 정보를 제외하고는 지체 없이 삭제하여야 합니다. 따라서 퇴직 근로자가 본인의 경력 증명을 위하여 3년 이상의 경력증명 정보를 보관하고자 하는 경우 퇴직 시점에 퇴직 근로자의 동의를 얻어 보관해야 하는 것이 원칙입니다. 단, 근로기준법 제39조(사용증명서) 및 동법 시행령 제19조(사용증명서의 청구)에 의거 근로자의 경력증명 등에 관한 정보는 근로자 퇴직 후 3년간 보관의 의무가 있으므로
퇴직한 근로자가 재취업 및 금융기관에 제출용으로 경력증명서 상에 본인여부를 확인하기 위하여 퇴직 근로자가 주민등록번호를 요청하는 경우에는 별도의 동의 없이 주민번호 제공이 가능하다고 사료됩니다.

5. 결어

최근 주민등록번호로 인한 각 종 금융사고가 발생함에 따른 관련 조치로서 주민등록번호와 같은 민감 정보는 원칙적으로는 본인의 동의를 받고 수집, 이용, 제공하여야 합니다. 그러나 관계법령에 명확한 근거가 있는 경우에 한하여 별도의 동의절차 없이 수집, 이용, 제공이 가능한 바 인사노무관리에 있어 사안이 발생할 경우 관련 근거를 명확히 하여 이로 인한 처벌(위반 시 3천만원 이하 과태료 부과)을 받지 않도록 해야 하며 근로자들의 주민등록번호가 외부로 유출되지 않도록 안전성 확보에도 만전을 기해야 할 것입니다.(주민번호 유출 등이 발생한 경우로서 안전성 확보조치를 하지 않은 경우 최대 5억원 이하의 과징금 부과 및 징수). 끝.

2014. 8. 11
노무법인 두레
공인노무사 박규희