Ⅰ. 면담관리와 필요성

면담은 회사생활에 있어서 직무상 또는 직무외적으로 발생된 애로사항 및 갈등, 불만사항에 대해 이를 경청하고 해결해주는 과정으로 사소한 고충사항에 대한 면담이 제대로 이루어 지지 않았을 때는 이것은 바로 노사문제로 직결될 가능성이 있으므로 중요하다고 할 수 있겠다. 그러므로 면담의 기본이 되는 것은 부서원들에 대한 지속적인 관심과 지극한 정성이 뒷받침이 되어야 한다.

복수노조시대, 조직안정화를 위해 면담관리를 실시해야 하는 필요성은 다음과 같다.

첫째, 집단화 사전예방이다. 기본적으로 현장에서 발생한 문제는 현장 자체적으로 해결하는 것이 좋다. 그렇지 않을 경우에는 노동조합 결성 및 외부 노동단체, 노동부 등에 상담 및 진정 등을 통해서 문제를 해결하려고 한다. 따라서 경청과 신속한 피드백을 통한 면담을 통해서 집단화를 사전에 예방할 수 있으므로 면담은 절대적으로 필요하다고 할 수 있겠다.

둘째, 문제발생요인 사전예방이다. 현장에서 발생되는 문제의 원인을 살펴보면, 직장 내 의사소통의 부재 및 원활하지 못한 소통과정에서 발생하게 된다. 면담은 상호간의 정보교환 및 감정의 동화를 통해 문제점을 공론화하기에 앞서 조정 및 협의가 가능하다. 면담을 통해서 의견 및 불만 등을 표출하게하고 그 원인을 제거함으로써 문제 발생요인을 사전에 예방하기위해서 면담이 필요하다.

Ⅱ. 성공적인 면담관리 방안

성공적인 면담관리 방안으로는 일상적인 고충처리와 근로자 개개인의 신상정보, 최근 근황 파악을 통한 일상적인 면담관리와 조직운영상에서 필수적으로 발생할 수밖에 없는 평가 및 승격면담 등 전략적 면담관리로 나누어 볼 수 있다.

1. 일상적 면담관리

일상적인 회사 및 개인생활 속에서 발생되는 고충사항과 개개인의 최근 신상정보와 가족의 근황을 살펴 정보를 습득하는 면담으로 일상적 면담을 통해서 직원에게 관심을 가지고 있다는 것을 표현해주게 되면 평소 직원과 원만한 관계를 형성하는데 도움이 된다. 평상시의 꾸준하고 지속적인 일상적 면담이 나중에 문제가 발생하게 되었을 때 신속한 문제해결의 커다란 밑바탕이 된다. 일상적으로 실시되는 면담으로는 다음과 같은 것이 있다.

⑴ 전일, 당일 관심직원 면담

전날 잔업 및 야근을 했거나 지각 또는 몸이 아파서 출근하지 못한 직원들에 대해서도 별도의 Tea Time을 가져 그 사유를 물어보고 관심을 표현해주는 면담을 실시하는 것이 필요하다. 특히, 당일 아침에 갑자기 출근을 하지 못한 직원이나 몸이 좋지 않다고 해서 전화상으로 오전 반차 또는 연차처리를 해달라고 하는 직원들에 대해서도 무슨 사정에 의해서 그런지 이면에 있는 내용을 정확히 파악해야한다. 때로는 갑자기 늦게 일어났다고 하면서 또는 몸이 아프다고 하면서 반차 및 연차처리를 하고 다른 행동을 하는 경우가 발생하기도 한다.

⑵ 평상시, 사유발생시 1:1 면담

정기적으로 개인별 면담을 통해서 개인적인 신상정보, 직무경험, 성향과 성격, 직장 내 대인관계, 동호회 활동에 대해 파악하는 것이 면담관리의 기본이라고 할 수 있다. 특히, 신입직원, 전입직원들은 입사 및 전입에 따른 초기에 조직적응에 애로사항이 발생하게 된다. 그러나 대부분은 처음에는 관심을 가지고 대상자들을 관리를 하다가 시기가 지나감에 따라 잘 적응 하겠지 라고 생각하여 관리를 소홀 하게 된다. 따라서 이들에 대해서는 최소 6개월에서 1년간은 월 1회 이상의 정기적인 면담을 통해서 고충사항에 대한 파악관리가 이루어져야 한다. 예를 들면, 조직개편에 의해 본인의 의지와는 무관하게 전입된 경우에는 조기에 잘 적응할 수 있도록 전입 부서에 대한 비전과 계획을 찾을 수 있도록 관리해야하며, 이전 부서에서 동료 및 상사와의 인간관계의 문제로 인해 전배를 온 경우, 동일한 상황이 재발되지 않도록 대인관계 능력 향상지원에 조금 더 세심한 면담관리가 필요하다.

⑶ 잔업특근 과다자 면담

최근에는 Work & Life Balance 차원에서 과거와는 반대로 금전보다는 개인적인 생활과 삶의 질 향상에 대한 요구가 커져서 자칫 법정근로시간 및 연장근로한도를 초과하여 근로시간을 운영할 경우 이것이 불만요인이 발생할 수 있다. 또한, 과다한 연장근로로 인한 불만이 촉발되어 노사문제로 이어지는 사례가 발생되므로 이러한 부분에 대해서는 매월 잔업특근현황을 현장 관리자에 통보하여 원인을 분석하고 인사부서와 함께 대책을 수립하여 매월 잔업 특근율을 줄여가도록 해야 한다. 특히, 일부 관리자들의 경우 법정 주당 연장근로한도가 몇 시간인지도 모르고 일 단위, 주간단위, 월간단위 생산물량을 맞추기 위해 사전에 본인과의 합의 없이 일방적인 잔업을 통보하는 경우가 종종 발생하게 된다. 이러한 경우 이에 대한 불만을 상사에게 토로해봐야 의미가 없다고 생각하여 이들은 외부 언론이나 노동부에 불만을 제기하거나 온라인상에 글을 게시하는 경우가 발생되어 사회이슈화를 일으키게 되므로 잔업특근 과다자에 대한 체계적인 면담관리가 필요하다.

2. 전략적 면담관리

평가결과 및 승격결과 발표 후 실시하는 전략적 면담을 실시하는 경우 면담기법, 면담계획 수립 등에 대한 철저한 준비와 실행이 요구된다. 전략적 면담을 실행하는데 있어서 첫째, 일상적 면담과는 달리 대상자 선정, 면담준비, 면담 실시 등 일련의 과정이 철저히 계획적으로 면담이 이루어져야 한다. 둘째, 면담 전에 피면담자의 사전 정보파악은 필수이다. 즉, 피면담자의 심리상태, 업무실적과 미비한 점, 개선 및 보완해야할 부분 등에 대해 정확히 파악하고 면담을 실시하여야 한다. 셋째, 전략적인 면담을 실시한 후, 면담기록을 누적해서 지속적인 관리가 이루어져야하며 후임자와의 업무인수인계시에도 면담기록 내용이 포함되어 인적자원에 대한 인수인계가 될 수 있도록 해야 한다.

⑴ 평가면담

조직관리에 있어서 가장 중요시해야 할 면담중의 하나가 평가면담이다. 평가결과에 대해 당사자가 인정을 하지 못하고 항상 불만이 내재되어 있는 경우 이것은 바로 조직관리 실패로 이어져 노사문제가 발생할 가능성을 내포하고 있기 때문이다. 저평가자의 경우, 상시적으로 고용에 대한 불안감이 상존하고 있기 때문에 장기적인 관점에서 능력개발 기회 부여를 통한 기회를 부여하여야 하고, 본인의 적성에 맞는 CDP개발과 더 나아가서는 아웃플레이스먼트(Outplacement)프로그램 운영에 맡기어 자연스러운 출구전략을 수립 및 실행해야 한다. 평가 면담 중 중요한 것은 평가결과가 공개된 후 직원들의 사기진작과 격려 등 심성관리와 향후 좋은 성과를 얻을 수 있도록 관리자로서 커뮤니케이션을 정확히 해주어 평가결과에 대해 부하직원이 인정할 수 있도록 하는 것이 매우 중요하다. 그러기 위해서는 사전에 고과기간 중 부서원의 업무성과나 행동 등에 대해 평상시 기록한 메모 및 고과결과 받은 등급과 고과자의 의견 등을 준비하여 부서원으로 하여금 본인의 주요업무, 실적, 소감 및 기타 희망사항 등을 준비하도록 하여 상호간에 오해가 없도록 해야 하며. 고과결과에 대해서 납득할 수 있도록 충분한 의사소통이 중요하다. 그런 다음 향후에 좋은 평가를 받기위해 달성해야할 업무수행 능력과 수준 및 보완해야할 행동들에 대해 충분한 이야기를 나누어야 한다. 특히, 하위평가를 받은 직원들에게는 정기적인 면담을 통해 꾸준히 지원과 격려가 필요하며 지속적인 심성관리와 동기부여, 비전제시가 중요하다.

⑵ 승진·승격누락자 면담

각 기업마다 매년 1월 또는 3월에 있는 승진·승격심사에서 누락된 직원들에 대한 특별한 관리가 요청된다. 승격된 직원들에 대해서는 특별한 관리가 없어도 스스로 알아서 잘하리라고 생각되나, 승진·승격에서 누락된 직원들의 경우, 누락원인을 자기 자신으로부터 찾기보다는 부서장의 편애와 편견, 평가의 불공정성 등 외부적인 요인으로 누락되었다고 생각하는 경향이 있다. 따라서 승진·승격 누락자에 대해서는 발표 후 저녁에 술 한잔을 기울이면서 위로하기에 앞서 근무시간 중 바로 면담을 실시하여 승격누락에 대한 진심어린 위로의 말을 해주고 승격 누락에 대한 정확한 이유를 설명해주어야 하며, 향후 두 번 다시 누락되지 않도록 무엇을 해야 하는지를 같이 고민하고 방향을 제시해주어 재도전에 긍정적으로 도전할 수 있도록 격려해주어야 한다.

Ⅲ. 성공적인 면담관리를 위한 면담기록부 작성 및 관리

군대에서는 소대장이 소대원들을 월단위로 개개인별 면담을 실시하도록 되어 있다. 특히, 군대라는 조직의 경우 자칫 잘 못하면 탈영사고, 자살, 영내 폭행, 총기사고가 발생할 우려가 있기 때문이다. 때로는 생명과도 바로 직결되기 때문에 사전에 소대원들에 대한 충분한 애로사항과 고충을 듣고 이를 사전에 해결해주지 못하면 결국 언젠가 사고가 발생하고 만다. 심지어 관심사병으로 분류하고 아침에 면담을 하고나서도 오후에 사고를 저지르는 경우가 발생하게 된다. 하인리히 법칙(1:29:300)에서 보는 바와 같이 커다란 중대사고가 발생하기 전에는 사전에 수십, 수백 번의 사소한 징후가 있고 나서 결국 발생하게 된다. 기업의 조직도 마찬가지라고 생각된다. 단지 틀린 것은 출퇴근 장소가 틀리고, 의무적으로 입대하는 군대와는 달리 회사는 본인의 청약에 의한 회사의 승낙이라는 근로계약 체결을 통해서 입사한 것이 틀린 점이다. 이러한 기업 조직 내의 부서원관리도 진정 부모, 형제와 같이 존경과 인정을 통한 신뢰관계를 구축한다면 어려운 상황이 발생하여도 진정 서로를 이해하여 난관을 잘 풀어나갈 수 있을 것이다. 그러기 위해서는 부서원들에 대해 얼마만큼 알고 있는지 평상시 파악관리가 잘되어야 한다. 이에 평상시 부서원들과 면담할 경우 가족사항, 관심사항, 취미사항, 대인관계, 애로사항, 업무경험 등을 기록한 면담기록부 작성과 수시 업데이트하는 세밀한 관리가 필요하다.

Ⅳ. 복수노조시대, 성공적인 면담관리 체크 포인트

노사문제의 최초 발단원인은 개인의 불만과 고충에서 출발하는 것이다. 따라서 사소한 고충과 애로사항을 적기적시에 해결해주지 못하면 결국에는 노사문제가 발생되어 사회적으로 이슈화 되고 집단화가 된다. 그때 가서 후회해봐야 소용없다. 이미 엎질러진 물과 같다. 그러므로 평상시 면담관리가 기본이 되어 고충사항을 직원이 말하기 전에 해결해 줄 수 있는 적극적이고 선행적인 관심과 해결노력이 절대적으로 필요하다.